SIRH, tout connaître

Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un logiciel d’entreprise qui relie les services des RH aux collaborateurs d’une entreprise. Il est utilisé pour la gestion des ressources humaines, la budgétisation, les tâches RH de base, etc. Le logiciel SIRH offre la possibilité d’automatiser de nombreux processus de gestion des ressources humaines.

Définition du SIRH

Un SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines est un outil RH gérant un ensemble de briques logicielles permettant de digitaliser et d’automatiser des processus RH. Les SIRH sont des outils logiciels de gestion des RH, qui peuvent être considérés comme des systèmes de gestion des RH.

Un SIRH est un point de contact pour toutes les activités RH, du recrutement à l’administration des rémunérations et des avantages sociaux, du recrutement à la retraite ou aux licenciements. Un SIRH permet aux managers de centraliser les informations sur des sujets RH clés tels que la conformité aux réglementations et aux politiques de l’entreprise, les dossiers de formation et les données de rémunération. Cela les aide à prendre des décisions éclairées rapidement et facilement.

Le SIRH est devenu une partie intégrante du département RH car il contient des données essentielles relatives aux employés qui ne peuvent être stockées d’une autre manière (sur papier ou localement). Ces informations comprennent les contrats de travail, les détails des salaires, les évaluations de performance et plus encore.

A quoi sert un SIRH ?

Dans logiciel SIRH, il y a logiciel d’une part et SIRH de l’autre. Le logiciel SIRH est donc très simplement un logiciel qui permet d’optimiser et automatiser les processus RH et de gestion des ressources humaines. SIRH est l’abréviation de Système d’Information RH et le logiciel SIRH est utilisé comme modèle pour soutenir les départements RH. Les systèmes SIRH, également connus sous le nom de HRMS (Human Resources Management System), peuvent être comparés aux systèmes ERP qui sont souvent utilisés dans les grandes entreprises.

Le résultat de la comparaison montrera que les systèmes SIRH ont évolué au fil du temps pour devenir des logiciels SIRH . Les logiciels SIRH sont maintenant plus avancés que les systèmes SIRH car ils possèdent de nombreuses fonctionnalités qui vont au-delà de la simple gestion des données. Cela signifie qu’avec un logiciel SIRH , les employés peuvent stocker des informations personnelles, gérer leur carrière, effectuer des évaluations et bien plus encore. Lorsque vous choisissez un système RH, vous devez réfléchir à vos besoins futurs afin de vous assurer que vous obtenez le meilleur système possible

Comment choisir un SIRH ?

Le choix d’un logiciel de gestion des RH dépend de nombreux facteurs. Il s’agit d’une étape très importante dans le cadre de la stratégie RH de l’organisation. Qu’il s’agisse d’une petite entreprise ou d’un grand groupe, il est important de prendre le temps de choisir son SIRH. Le SIRH doit être choisi en fonction des besoins de l’entreprise. Un logiciel RH n’est pas un outil uniforme qui peut être appliqué à toutes les entreprises. Un logiciel de gestion des RH variera selon que vous êtes dans le secteur des services, de la fabrication ou du conseil par exemple. Notez que les SIRH ne sont pas nécessairement limités aux départements RH. Les SIRH aident également les professionnels des RH à gérer leurs tâches quotidiennes.

Préparer le projet SIRH

Avant de choisir un SIRH, il faut réaliser un état des lieux de l’entreprise. Il s’agit de la première étape à réaliser avant de choisir. Quelle est la structure hiérarchique ? Quels sont les échanges entre les services ? Quel rôle pour les managers ? Quels sont les workflows existants ? Sont-ils adaptés ? S’agit-il de processus standards ou SaaS ? S’agit-il d’applications internes ou SaaS ? Les SIRH ont chacun des caractéristiques différentes. Il faut donc préparer le projet SIRH en effectuant un ciblage précis, mais aussi en déterminant les attentes et les besoins. Il faut se poser les bonnes questions.

Cette préparation du projet revient à réaliser une cartographie de l’organisation et des outils utilisés dans l’entreprise. Il est important de se concentrer sur les processus RH.

Identifier les besoins du projet SIRH

Une fois la cartographie réalisée et les acteurs du projet SIRH identifiés, il est important d’identifier les besoins du projet SIRH. Quelles sont les attentes des collaborateurs ? Quelles sont les limites des processus actuels ? Comment pouvons-nous réduire les actions chronophages ? Sont-elles applicables à tout ou partie de l’entreprise ? Sont-elles utilisées par tous les services ? L’excellence opérationnelle SIRH réside dans une combinaison entre le SIRH, la satisfaction des collaborateurs et des donneurs d’ordres et l’amélioration des processus RH. Cette analyse des besoins RH facilite l’identification des grands axes d’améliorations et les attentes des fonctionnels et des RH. Toutes ces informations visent à aider l’entreprise à sélectionner le SIRH adapté à sa situation et à ses attentes.

Comparer les logiciels SIRH

Lorsque les besoins ont été identifiés, nous pouvons commencer l’analyse des offres SIRH. On vérifie les fonctionnalités et on analyse leur complémentarité avec le processus RH de l’entreprise. On s’assure également que la solution convient à toutes les parties prenantes. La comparaison des solutions SIRH existantes est une étape capitale dans le cadre du projet. Selon votre SIRH et les fonctionnalités SIRH qu’il intègre, vous pouvez solliciter des SIRH spécialisés en RH ou en financière (gestion de la paie). Le SIRH est un outil essentiel au sein de la gestion RH et il doit être utilisé pour renforcer le partenariat entre les équipes RH et les salariés.

Logiciel SIRH ou logiciel RH, quelle différence ?

SIRH signifie Système d’Information des Ressources Humaines. Un logiciel SIRH est donc le terme un peu technique utilisé pour désigner un logiciel RH, mais ces deux termes désignent la même chose : un outil pour gérer les ressources humaines.

Comment fonctionne un logiciel SIRH ?

Qu’il s’agisse d’un processus administratif, de recrutement, de gestion des absences ou de suivi des évaluations, le SIRH permet de dématérialiser et d’automatiser tout ou partie des processus concernés. Concrètement, les processus de gestion des ressources humaines sont nombreux et répétitifs, et un logiciel RH permet de sécuriser ces processus et de les rendre plus fiables. Le SIRH est le résultat d’un travail collaboratif entre la Direction des Ressources Humaines et les services ou les départements concernés par la gestion de ces processus. Le SIRH peut également être utilisé pour gérer l’intégration, les compétences et l’orientation professionnelle des salariés ainsi que leur carrière, le recrutement, les formations…

Les différents types de SIRH

Mon SIRH est un comparateur de logiciels SIRH. Il peut y avoir 3 types de solutions digitales qui répondent au nom de SIRH :

  • Les logiciels SIRH globaux qui permettent de gérer l’ensemble des processus RH au sein de l’organisation.
  • Les logiciels SIRH dédiés qui se concentrent sur un processus RH (par exemple la gestion des notes de frais ou la planification). On parle alors de logiciel Best of breed.
  • Les logiciels non RH mais qui proposent des fonctionnalités utilisables par les ressources humaines.

Les avantages du SIRH

L’utilisation d’un SIRH apporte de nombreux gains dans l’organisation. Gain de temps, de productivité, meilleure communication, … Nombreux sont les avantages reconnus des SIRH.

Gain de productivité

Le premier avantage repose sur la capacité d’automatisation des processus RH via le SIRH. L’outil informatique déleste les équipes RH des tâches chronophages et leur simplifie le quotidien. Finie la création à la main de dizaines de fiches de postes. Finies les validations de congés payés ou de notes de frais par email. Finies aussi les collaborateurs qui défilent dans votre bureau pour obtenir tel document ou telle attestation. Opter pour un logiciel SIRH est le meilleur moyen pour permettre aux équipes RH de se focaliser sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

Gain de temps pour les salariés

La plupart des SIRH intègre un portail RH. C’est via ce portail accessible à tout moment et en tout lieux que le collaborateur va pouvoir effectuer diverses tâches. On peut citer par exemple la rédaction de notes de frais ou de demande de mission qui peut être très chronophage.

Le portail RH permet également de mettre à disposition des collaborateurs divers documents utiles au quotidien (attestations, bulletins de salaires, chartes, …). Cette gestion centralisée des documents RH permet une optimisation du traitement pour l’entreprise mais également un gain de temps pour les collaborateurs.

Utiliser les données RH

Les entreprises et plus spécifiquement les services RH disposent de nombreuses données (âge, type de postes, ancienneté, taux de démission, turnover, …). La centralisation des données au sein du SIRH simplifie également la collecte des données ainsi que leur valorisation. Les outils de reporting permettent d’exporter ces données et la Business Intelligence dope la visualisation des informations.

Adapté à l’organisation et dans les mains de responsables RH, le SIRH devient rapidement un allié de taille dans le développement de l’entreprise. L’ensemble des parties prenantes sont gagnantes dans le cadre de l’utilisation du SIRH. Le SIRH est un outil efficace pour permettre aux entreprises d’améliorer leur processus RH. Les SIRH les plus complets permettent de générer des rapports RH automatiques et en temps réel, d’automatiser les échanges RH. Le SIRH vous permet enfin de gagner une grande visibilité sur votre politique RH grâce à l’optimisation du suivi des candidatures et au pilotage des recrutements. La mise en place de processus automatisés est également facilité.

Les fonctionnalités du SIRH

Les logiciels RH et SIRH regorgent de fonctionnalités. Si certaines semblent prioritaires, toutes ont un intérêt dans le cadre de la digitalisation RH.

Pilotage de l’organisation RH

Recrutement

  • Site carrière : site permettant de diffuser les offres d’emplois proposées par l’entreprise. Via ce site les candidats peuvent très rapidement candidater.
  • CVthèque : base de données de CVs de candidats ayant utilisés ou non le site carrière.
  • Gestion des interviews : demander et suivre les entretiens de recrutement réalisés par les RH, les managers et les opérationnels.
  • Onboarding : tâches et missions organisées dans le cadre du processus d’intégration d’un nouveau collaborateur.

Administration RH

  • Dématérialisation
  • Gestion documentaire
  • Export comptable
  • BDES

Notes de frais

  • Saisie des notes de frais
  • Demandes de missions

Révision salariale

  • Pilotage de la masse salariale
  • Simulations
  • Attribution des enveloppes

Absences et temps

  • Pose des congés
  • Saisie des absences
  • Pointage
  • Planification
  • Suivi de l’activité

Gestion des talents

  • Suivi des entretiens
  • Evaluations
  • Formation
  • Gestion prévisionnelle des compétences (GPEC)
  • 360 feedback
  • Bilan de compétences

Reporting

  • Export des éléments variables de paie (EVP)
  • Simulation
  • Exports légaux

Combien coûte un SIRH ?

Si des logiciels SIRH gratuits existe, il est important de regarder le coût d’une telle solution. Vous avez surement regardé s’il existe des solutions gratuites. Effectivement il y a sur internet différentes solutions qui commencent à zéro euro. Cependant les limites sont nombreuses via ces solutions non payantes (nombre d’utilisateurs et/ou de fonctionnalités). De plus la plupart de ces logiciels SIRH gratuits ne sont pas françaises et donc risque de ne pas répondre parfaitement aux contraintes règlementaires en France.

Il est très dur de répondre à la question du prix du SIRH. D’après ce que nous avons vu, vous pouvez compter entre 1 et 4 euros par employé pour les fonctionnalités de base, peut-être plus si vous avez besoin de tous les modules. Prévoyez également des coûts supplémentaires pour certaines solutions, telles que la formation ou les mises à jour (qui ne sont pas toujours incluses). Dans de nombreux cas le coût de paramétrage est à ajouter à l’abonnement en SaaS.

Après cela, la question du prix d’un logiciel SIRH n’est pas pertinente sans évaluer le ROI d’un tel outil. Lorsque nous avons appris qu’une étude de 2015 évaluait le coût de traitement d’une seule note de frais à plusieurs dizaines d’euros, nous avons vite compris que tout était une question de rentabilité. Considérez votre programme SIRH comme un investissement qui vous fera gagner du temps et de l’argent.

SIRH en SaaS ou Licence (On Premise)

Au cours des dernières années, le mode SaaS a pris de l’ampleur. Cependant le mode licence ou On Premise possède différents avantages. Alors plutôt SIRH en SaaS ou en Licence ?

SIRH en SaaS

Depuis quelques années, les abonnements en mode SaaS se démocratisent au sein des entreprises. Le Cloud Computing et le mode SaaS prennent de l’ampleur et tentent de détrôner les acquisitions traditionnelles de logiciels. Via le SaaS l’entreprise ne se préoccupe de rien côté infrastructures et bénéficient d’un outil tout le temps à jour.

SIRH en Licence (On Premise)

Le logiciel SIRH en mode Licence ou On Premise est l’autre solution technique disponible pour acquérir un SIRH. Le logiciel SIRH On-Premise est le plus classique et a fait ses preuves. Hébergé sur un cloud privé ou sur le serveur local d’une entreprise, acheté auprès d’un éditeur et devenu la propriété de l’entreprise. Il est ainsi plus facile de vérifier la sécurité et la confidentialité des données RH. Cependant, plus il y a de données, plus le besoin d’une infrastructure informatique fiable est important : serveurs dans les centres de données, sauvegardes étendues, sauvegardes en cas de sinistre, etc. Dans le cadre du mode Licence, l’entreprise acquiert le logiciel et n’a donc pas à s’acquitter d’un abonnement mensuel.

Interfacer le SIRH

Si le SIRH peOn ut le plus souvent fonctionner de manière autonome, il peut être pertinent de le faire communiquer avec d’autres applications. Dans le cadre du choix d’un SIRH, il faut veiller aux capacités d’interfaçage de ce dernier. Dispose-t-il d’interfaces existantes ? Propose-t-il une API ? Quels sont les logiciels déjà connectés ? Toutes ces questions sont importantes pour éviter de se retrouver face à des blocages, des ressaisies ou des coûts de développements.

Interroger les SIRH des concurrents

Tout SIRH est incomplet. Ses fonctionnalités sont forcément limitées par rapport à la réalité du traitement des données clients, et les décisions qu’il permet d’appliquer pour l’entreprise ne seront donc pas toutes intéressantes ou adaptées. Avant de se lancer dans le choix du SIRH, il faut donc regarder ce qui existe chez les concurrents, proposer une comparaison SIRH et identifier les différences notables entre divers solutions SIRH.